ユーザーの招待

AIKATAを使う人は、設定 > ユーザーから、メールで招待します。招待された人は、メールのリンクから名前とパスワードを決めて参加します。

招待から参加までの流れ

招待する人が、メールアドレスと、使えるアプリを決めて送ります。招待された人は、届いたメールから参加すると、すぐに使い始められます。

招待する人が送り、招待された人がメールから参加します

招待できる人	オーナー・管理者と、追加権限「ユーザーの招待」を持つ人(区分と追加権限)
招待で決めること	区分・メールアドレス・組織・使えるアプリ(役割と、アプリ管理者)
招待のリンクの期限	7日間

上のバーの設定を開き、ユーザーのタブでユーザーの招待を押します。上のバーの+のユーザーの招待からも開けます。
スクリーンショット：設定 > ユーザー(①組織の木 ②ユーザーの招待)
ユーザーの招待の画面で、上から順に決めます(下の表)。
スクリーンショット：「ユーザーの招待」の画面
下のボタン(一般ユーザーを2人招待するなど)を押します。
招待した人ごとに、招待のリンクが並びます。メールが届かないときは、ここでリンクを写して、相手に伝えられます。

1. 区分	管理者か、一般ユーザー。追加権限は、区分の札の中で選びます。オーナーは選べません(所有権移行)
2. メールアドレス	カンマ・空白・改行で区切って、まとめて入れられます。CSV取込で、CSVのメールアドレスを読み込めます(形はテンプレート)。メッセージを書くと、招待のメールに載ります
3. 組織	入れる組織。左の組織の木で組織を選んでから開くと、その組織が入っています(組織)
4. 使えるアプリ	使ってよいアプリにチェックを入れ、そのアプリでの役割を選びます。管理画面も使ってほしい人は、アプリ管理者をオンにします(利用者とアプリ管理者)

補足

協力会社やお客様など、社外の人も、同じ手順で招待します。社外の人のための特別な種類はありません。見せるものは、使えるアプリと役割で絞ります。

区分	一般ユーザー
組織	その人の会社の組織(先に、組織の木に足しておきます。組織を足す)
使えるアプリ	使ってほしいアプリだけにチェックを入れます
役割	その人向けの役割(協力会社・業者など)。社内向けの役割を選ぶと、社内の画面が見えます(役割と見え方)
アプリ管理者	ふつうは、オフのままにします。オフの人には、管理画面が出ません

ヒント

役割で「自分の組織あての行だけ」にしておくと、協力会社の人には、自分の会社あての行だけが見えます。協力会社が増えても、組織を足して人を入れるだけで済みます(組織)。

招待した人は、参加するまで、一覧に招待中の札で並び、最終ログインの欄に招待の期限が出ます。7日たつと、札が期限切れになり、リンクは使えなくなります。

再送	新しいリンクを作って、メールを送り直します。期限は、そこから7日間です。前のリンクは使えなくなります
取り消す	招待を取り消します。リンクは使えなくなります

補足

メール(件名は「[AIKATA] (スペースの名前) に招待されました」)の招待を受けるを押します。
参加の画面で、名前とパスワード(半角英数字8文字以上)を入れて、参加するを押します。メールアドレスは、招待されたものから変えられません。
スクリーンショット：参加の画面
参加すると、ログインした状態になります。アプリを使う人はポータルが、管理画面を使う人はダッシュボードが開きます。

次からは、スペースのアドレスからログインします(ログイン)。

注意

「この招待は、使えません」と出たときは、期限が切れたか、取り消されたか、もう使われた招待です。招待した人に、もう一度送ってもらってください。

契約しているときは、ユーザーの数が、契約の人数までです。数えるのは、次の人です。

契約の人数に達しているときにユーザーの招待を押すと、「契約の人数を増やしますか」が出ます。人数を変更するから、契約の人数を増やせます(プランと請求)。

補足